Coordonnateur administratif

Date d'affichage

24/09/2019

Position

Coordonnateur administratif

Se rapporte à 

Chef des finances/chef de l’exploitation

Salaire

 

Agence

FEDERATION CJA

Résumé des fonctions

Relevant du chef des finances/chef de l’exploitation, le coordonnateur administratif est responsable de la coordination de toutes les activités administratives et logistiques du service dans le but de soutenir et d’optimiser le déroulement efficace des opérations quotidiennes et des projets spéciaux.

Tâches

• Coordonne et gère la logistique des réunions, et d’évènements spéciaux occasionnels
• Prépare et coordonne plusieurs tâches administratives, incluant la gestion d’agendas et de réunions ainsi que les réservations de voyages d’affaires
• Organise, effectue et met à jour plusieurs informations administratives et financières (vacances, absences, comptes de dépense, réquisition des chèques, budgets, etc)
• Rédige, révise et coordonne des documents en français et en anglais, incluant de la correspondance électronique, diverses notes, lettres, procès-verbaux, documents et rapports.,
• Peut être appelé à faire de la recherche, de la création et de la compilation de données servant à divers besoins tant à l’interne qu’à l’externe
• Peut agir à titre de secrétaire auprès de divers comités. Rédiger les avis, l'ordre du jour, rassembler les documents à distribuer aux membres, consigner les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures à prendre
• Fait preuve de jugement afin de déterminer les meilleures solutions à la résolution de situations délicates, tout en assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes dans le respect de la confidentialité.
• Assure un haut niveau de professionnalisme lors d’appels téléphoniques et de demandes en personne.
• Respecte les procédures et processus en place procédures afin d’assurer une gestion efficace des opérations et propose des améliorations lorsque nécessaire
• Tenir à jour, le chef des finances/chef de l’exploitation de toutes situations et développements et prend les mesures nécessaires afin d’assurer un suivi efficace.
• Remplace la réceptionniste selon les besoins.

Formation, connaissances et compétences

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, Technique de bureau ou équivalent
• 4 à 7 années d’expérience pertinentes, dont un minimum de 5 ans dans un poste d’adjointe administrative senior
• Autonome et capable de travailler avec un minimum de supervision ou des instructions générales
• Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc)
• Excellent sens de l’organisation et souci du détail et de la qualité
• Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles et d’établir, d’interagir et de maintenir des relations avec ses collègues, l’équipe de gestion et les dirigeants bénévoles
• Haut niveau de discrétion, de diplomatie, d’intégrité et de respect pour la confidentialité.
• Parfaitement bilingue et capable de rédiger et de réviser de la correspondance, de fournir et de présenter des renseignements détaillés et de faire face à des situations
complexes dans les deux langues officielles.
• Connaissance de la communauté juive de Montréal, un atout

Soumission des candidatures

Les candidats intéressés peuvent soumettre leur curriculum vitae au Service des Ressources humaines, par courriel, à [email protected] avant le 18 octobre, 2019

Remarque

L’utilisation du masculin dans ce texte n’a pour unique but que d’alléger le texte
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