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Date d'affichage
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02/12/2024
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Position
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(JCF) Administrateur de bureau
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Se rapporte à
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Présidente et directrice générale et directrice des finances
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Salaire
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Agence
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Fondationde la communauté juive de Montréal (JCF) |
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Résumé des fonctions
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L’administrateur de bureau est chargé de soutenir la présidente et directrice générale, la directrice des finances et d’autres membres de l’équipe, ainsi que de s’occuper de certaines tâches administratives pour la Fondation.
Le titulaire du poste sera appelé à effectuer diverses tâches administratives, de soutien aux clients et de gestion des données pour soutenir le bon fonctionnement de l’organisation. |
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Tâches et responsabilités
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Tâches administratives
• Accueillir les clients et les visiteurs.
• Aider la directrice générale et d’autres membres de l’équipe à effectuer le suivi de la gestion des relations avec les clients (CRM).
• Planifier et gérer toutes les réunions de bureau, les appels Zoom et les sondages Doodle, y compris effectuer les tâches administratives liées aux réunions en personne (coordonner la préparation des présentations, la préparation de la salle, la nourriture et les boissons, etc.).
• Répondre aux appels téléphoniques généraux et les transférer à la bonne personne.
• Ouvrir et distribuer le courrier quotidiennement. Numériser tous les documents pertinents et les classer dans les dossiers appropriés du système.
• Coordonner les commandes de cartes professionnelles, de papeterie et de fournitures de bureau.
• Produire des rapports selon les besoins.
• Au besoin, préparer le courrier, y compris les relevés de fonds trimestriels.
• Chaque mois, télécharger les relevés des courtiers et des gestionnaires pour tous les placements, ainsi que les relevés bancaires, et les classer adéquatement.
• Coordonner, mettre à jour et finaliser les présentations des conseillers en philanthropie qui seront utilisées dans le cadre de discussions avec diverses entreprises ou organisations professionnelles.
• Gérer les comptes fournisseurs.
Événements
• Gérer les listes de diffusion requises pour les événements.
• Offrir un soutien sur place pendant les événements, par exemple procéder à l’enregistrement des invités ou offrir un soutien logistique ou administratif.
• Offrir un soutien après les événements – suivi des réponses aux invitations, désabonnements, etc.
Saisie de données et maintien de l’intégrité des données
• Créer et gérer les profils de clients et les ententes dans le système comptable.
• Veiller à ce que les documents soient correctement classés et archivés et tenir à jour le système de classement principal de la FCJ.
Soutien aux clients
• Lire les nouvelles de la communauté et tenir une liste des donateurs et des familles de donateurs susceptibles de vivre des événements importants (décès d’un être cher, mariage, naissance d’enfants ou de petits-enfants, bar-mitsvah ou bat-mitsvah) pour que nous puissions profiter de ces moments (s’il y a lieu) pour correspondre de manière appropriée avec nos clients.
• Coordonner l’ouverture des nouveaux fonds B’nai Tzedek – envoyer des courriels de notification à l’enfant et à ses parents, créer de nouveaux profils.
• Traiter les dons par carte de crédit, y compris les renseignements sur les nouveaux donateurs.
• Préparer les cartes d’hommage, les cartes de vœux et les listes appropriées pour les détenteurs de fonds. |
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Formation, connaissances et compétences
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• Solides aptitudes pour la communication et l’organisation, souci du détail, discrétion, méticulosité, esprit d’initiative et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Autonomie et capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe.
• Approche axée sur le service à la clientèle et capacité à préserver la confidentialité des renseignements sensibles.
• Capacité à travailler dans un environnement Windows; bonne connaissance de Word (mise en forme de documents, fusion, création de macros), d’Excel (création de feuilles de calcul et de graphiques, utilisation de fonctions mathématiques et financières) et d’Outlook (gestion et organisation de messages électroniques, de calendriers, de tâches, de contacts et d’autres renseignements). Connaissance de base d’Access, de PowerPoint et d’Acrobat Reader; capacité à apprendre à utiliser de nouveaux logiciels. |
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Soumission des candidatures
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Les candidats intéressés peuvent soumettre leur curriculum vitae à:
Wendy Grossbaum [email protected] |
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Remarque
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Ce poste est considéré un poste en présentiel. |
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